Perkara :
BAHAGIAN PENGURUSAN SEKOLAH HARIAN & JABATAN PELAJARAN NEGERI
Tarikh :
Tempat :
Pengerusi :
KPP SPPK
2. Puan Norliza Haji Mohd. Noah (Penyelaras Aduan BPSH)
Kehadiran:
- menyemak semua maklumbalas aduan yang diterima dari Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Pejabat Perkhidmatan Pelanggan KPM dan BPA
- menilai pengurusan aduan melalui data dan analisis aduan yang berkaitan dengan JPN dan PPD.
- menyediakan maklumat terkini Jawatankuasa Urus Setia Aduan JPN dan PPD
menyediakan rancangan atau program Tahunan 2009 bagi Jabatan Pelajaran Negeri dan Pejabat Pelajaran Daerah - Menyemak senarai tugas Penyelaras Aduan JPN dan PPD
Ketetapan :
1. Mesyuarat dimaklum Penyelaras Aduan dikebanyakan negeri kecuali Negeri Sembilan, Kelantan, WP Putrajaya, dan Terengganu telah diisi oleh Penolong Pengarah DG41 / Penyelia Kanan DG 34 seperti dalam penstrukturan JPN. Negeri yang masih belum mengisi jawatan tersebut diminta untuk berbincang dengan pihak pengurusan tertinggi JPN masing-masing agar pengurusan aduan di JPN lebih cekap dan mantap. Diharapkan PPD melantik Penyelaras Aduan dari Sektor Pengurusan Sekolah.
2. Mesyuarat meminta Bahagian Pengurusan Sekolah Harian memastikan Maklumbalas Pelanggan di semua peringkat (KPM, JPN dan PPD) diuruskan oleh Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan.
3. Mesyuarat memutuskan agar Urus Setia Pengurusan Aduan JPN dan Urus Setia Pengurusan Aduan PPD dimantapkan mengikut cadangan melantik pegawai-pegawai yang akan menjalankan tugas sebagai pegawai pemeriksa dan penyiasat seperti di lampiran 1. Senarai nama Urus Setia Pengurusan Aduan peringkat JPN (39 orang ) dan PPD (15 orang) perlu dihantar kepada Urus Setia melalui email noli1369@yahoo.com atau adudisiplin@moe.gov.my pada atau sebelum 6 Februari 2009.
4. Mesyuarat dimaklumkan agar JPN dan PPD mengadakan mesyuarat setiap bulan dengan menggunakan Ketetapan Mesyuarat untuk dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan JPN dan mesyuarat Pengurusan PPD masing-masing. Bagi mesyuarat antara BPSH dengan JPN akan diadakan dua bulan sekali seperti dalam Takwim BPSH, manakala JPN juga mengadakan mesyuarat berkala setiap dua atau tiga bulan sekali dengan PPD masing-masing.
5. Mesyuarat dimaklumkan bahawa Buku Manual Prosedur Pengurusan Aduan dan Siasatan perlu dimurnikan segera sebelum Seminar Pengurusan Aduan yang akan diadakan pada 24 Mac 2009 dan akan diedarkan ke semua JPN/PPD. Pemurnian Buku ini akan diadakan secepat mungkin pada awal Februari 2009.
6. Mesyuarat telah mencadangkan penambahbaikan terhadap PKPS 4 dan Prosedur Pengurusan Aduan dan Siasatan berdasarkan teguran yang diterima melalui audit Star Rating dan audit SIRIM yang akan di bawa dalam Jawatankuasa Teknikal MS ISO 9002:2000:
- Aduan Lisan dan bukan lisan dinyatakan sebagai panggilan telefon dan datang sendiri, surat, faksimili, emel, lamanweb dan media. Justeru itu, analisis aduan hendaklah berdasarkan kepada saluran aduan yang diterima
- Buku Rekod Aduan ditukar kepada Sistem Rekod Aduan dalam merekodkan aduan yang diterima daripada pelbagai sumber.
- penambahan ruangan di dalam PKPS 4-2 iaitu ‘saluran aduan’ dan Sumber Aduan’.
- Kategori aduan hendaklah berdasarkan Pindaan Kepada Kategori untuk maksud pelaporan yang diterima oleh agensi-agensi kepada Biro Pengaduan Awam (BPA), Jabatan Perdana Menteri (Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (SPKPA) Bil. 1 Tahun 2002
7· Mesyuarat memutuskan satu perbincangan khas diadakan berkaitan PKPS 4 dan Buku Panduan Prosedur Pengurusan Aduan dan Siasatan diadakan pada 25-27 Februari 2009 di Kelantan.
8. Mesyuarat telah mendapatkan kepastian daripada Bahagian Hal Ehwal Korporat bahawa isu yang dilapor mengenai sekolah melalui media cetak atau elektronik juga dikira sebagai aduan. JPN dan PPD yang terbabit diminta untuk segera membuat maklumbalas awal kepada Pegawai Perhubungan KPM dan salinan kepada bahagian KPM yang berkaitan.
9. Mesyuarat diminta untuk menggunakan kod aduan yang diterima mengikut turutan dalam pelaporan PKPS 4.3 seperti contoh Pelaporan dalam Prosedur Pengurusan Aduan dan Siasatan KPM mulai tahun 2009 .
10. Mesyuarat dimaklumkan BPSH telah mengagihkan tanggungjawab mengendalikan aduan mengikut negeri seperti di bawah:
- Pn.Norliza binti Haji Mohd Noah bertanggungjawab bagi JPN Perlis, Melaka, Sarawak, Selangor, Kelantan, Pahang Negeri Sembilan dan Putrajaya
- En. Mohd ‘Ainuddin bin Ibrahim bertanggungjawab bagi JPN Pulau Pinang, Kedah, Perak, Terengganu, WPKL, WP Labuan, Johor dan Sabah
11. Mesyuarat dimaklumkan bahawa Unit Perhubungan JPN merupakan Pegawai Penyelaras Bencana di peringkat JPN dan mesyuarat mengenainya akan diadakan pada 12 Februari 2009 di Bahagian Pengurusan Sekolah Harian.
12. Mesyuarat dimaklumkan Sistem Adu Disiplin masih digunakan sehingga e-aduan yang dibangunkan oleh BHEK disempurnakan. Semua Pegawai Penyelaras Aduan JPN diminta sentiasa membuka laman web Sistem Adu Disiplin untuk menyemak dan mengambil tindakan bagi setiap aduan terkini yang diterima melalui laman web ini.
13. Mesyuarat berkaitan Pusat Interaksi Pelanggan, Kementerian Pelajaran Malaysia akan diadakan pada 17-19 Februari 2009 di Sherwood Resort Lumut. Pusat Interaksi Pelanggan ini telah pun mula beroperasi di talian hotline 03-77237070 dan diuruskan oleh Vads TM di Menara Vads , Taman Tun Dr. Ismail Kuala Lumpur. Semua diminta untuk membuat ‘test call’ dan cuba membantu EKP (Eksekutif Khidmat Pelanggan) yang dilantik meningkatkan kemahiran dan maklumat untuk menjawab isu-isu berkaitan pendidikan,
14. Mesyuarat telah membuat ketetapan bahawa semua negeri yang dipertanggungawab menjadi urus setia bagi program yang dirancang untuk tahun 2009 memastikan permohonan pakej dibuat dengan lebih awal. Waran bagi program akan diturunkan kepada negeri berkenaan mulai Mac 2009.
15. Mesyuarat bercadang untuk membuat lawatan ‘benchmarking’ bagi melihat pengurusan aduan sekolah negara lain dan memutuskan JPN Selangor telah dipertanggung jawab untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan bagi lawatan ini.
